NARASUMBER KEGIATAN
Pemateri : [ Stanley Justicardo Musa] — [ Senior GMKI Cabang Salatiga]
[ Frainto Julian Kalumata] — [ Senior GMKI Cabang Salatiga]
Moderator : [ Aron Woli ]
Dalam rangkaian kegiatan Reorientasi BPC GMKI Cabang Salatiga Masa Bakti 2025/2026, peserta mendapatkan materi penting tentang fungsi-fungsi manajerial organisasi melalui pendekatan POACE dan PPBS.
"Orang yang ingin menggerakkan dunia, hendaknya terlebih dahulu menggerakkan dirinya sendiri." — Socrates
Seorang pemimpin tidak cukup hanya memiliki karakter kepemimpinan yang kuat. Ia juga harus menguasai fungsi-fungsi manajerial yang menjadi alat untuk menjalankan organisasi menuju pencapaian tujuannya.
Fungsi manajemen diperkenalkan oleh George R. Terry dengan model POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Karena evaluasi sering diabaikan dalam praktik, ditambahkan fungsi Evaluating sehingga menjadi POACE.
Dalam manajemen modern, kelima fungsi ini bersifat siklus (spiral) — bukan linear. Organisasi terus bergerak melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi secara berulang dan berkelanjutan.
1. PLANNING (PERENCANAAN)
Perencanaan adalah susunan langkah-langkah sistematis untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara efisien dan efektif. Mencakup forecasting (prakiraan program) dan budgeting (perencanaan anggaran).
Setiap program harus memenuhi kriteria SMART:
- Specific : Jelas dan spesifik — Apa yang mau dilakukan?
- Measurable : Terukur — Bagaimana kita tahu program berhasil?
- Achievable : Dapat dicapai — Apakah secara prinsip bisa dilakukan?
- Realistic : Realistis — Apakah sesuai kemampuan dan sumber daya kita?
- Time-bound : Ada batas waktu yang jelas — Kapan program selesai?
Langkah membuat perencanaan:
1. Analisis situasi & identifikasi masalah (gunakan analisis SWOT)
2. Menentukan skala prioritas kegiatan
3. Menentukan tujuan program yang terukur
4. Menyusun rencana kerja operasional dan anggaran
2. ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)
Pengorganisasian adalah pembagian tugas kepada orang yang terlibat sesuai kompetensinya. Prinsip utama: the right man in the right place.
Langkah pengorganisasian:
1. Pastikan semua staf memahami tujuan organisasi
2. Distribusi pekerjaan secara jelas sesuai kompetensi — jangan biarkan posisi strategis kosong
3. Tentukan prosedur kerja, evaluasi, reward & punishment, serta garis koordinasi
4. Delegasikan wewenang sesuai tugas dan fungsi masing-masing
3. ACTUATING (PENGGERAKAN)
Actuating adalah usaha menggerakkan, memotivasi, dan membimbing seluruh anggota agar bekerja sama secara sukarela dan antusias. Perencanaan dan pengorganisasian tidak akan berarti tanpa pelaksanaan yang bertanggung jawab.
Agar penggerakan efektif, anggota harus:
1. Merasa yakin dan mampu melakukan tugasnya
2. Percaya bahwa pekerjaan memberikan nilai bagi diri mereka
3. Tidak terbebani masalah lain yang lebih mendesak
4. Mendapat tugas yang relevan dengan kompetensinya
5. Memiliki hubungan harmonis antar rekan kerja
Tujuan actuating: menciptakan kerja sama efisien, mengembangkan kemampuan staf, menumbuhkan rasa memiliki, menciptakan suasana kerja yang memotivasi, dan membuat organisasi berkembang dinamis.
4. CONTROLLING (PENGENDALIAN & PENGAWASAN)
Controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana. Bukan sekadar mengendalikan, tetapi juga mendeteksi penyimpangan sejak dini untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.
Manfaat pengawasan:
- Mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
- Mengetahui adanya penyimpangan
- Memastikan kecukupan waktu dan sumber daya
- Mengetahui penyebab penyimpangan
- Mengidentifikasi staf yang layak mendapat penghargaan
Jenis pengawasan: preventive control (sebelum kegiatan), repressive control (setelah kegiatan), pengawasan proses (saat berjalan), pengawasan berkala, dan sidak (mendadak).
5. EVALUATING (EVALUASI)
Evaluasi dilakukan dalam tiga tahap:
Evaluasi Awal (Ex-ante/Pre-evaluation):
Dilakukan sebelum program dimulai untuk menilai kebutuhan, kelayakan, dan merencanakan desain program.
Evaluasi On-going (Formatif/Proses):
Dilakukan terus-menerus selama pelaksanaan untuk memberikan umpan balik segera dan perbaikan cepat jika ada penyimpangan.
Evaluasi Terminal (Sumatif/Akhir):
Dilakukan setelah program berakhir untuk mengukur dampak, efektivitas hasil akhir, dan efisiensi penggunaan sumber daya.
PPBS: PLANNING, PROGRAMMING, BUDGETING SYSTEM
PPBS adalah teknik penganggaran berbasis tujuan dan hasil yang mengintegrasikan perencanaan strategis, penyusunan program, dan penganggaran secara sistematis. Fokus pada alokasi sumber daya yang efisien berdasarkan analisis biaya-manfaat.
"Money follow the programs — anggaran mengikuti program, bukan program mengikuti anggaran."
Tujuan PPBS adalah menghubungkan tiga elemen secara terpadu:
Tujuan Organisasi → Program Kerja → Anggaran yang Digunakan
Dengan PPBS, setiap rupiah yang dianggarkan harus dapat dipertanggungjawabkan keterkaitannya dengan program dan tujuan organisasi. Tidak ada anggaran tanpa program yang jelas, dan tidak ada program tanpa tujuan yang terukur.
PENUTUP
Pemahaman tentang POACE dan PPBS adalah kompas manajerial yang akan memandu setiap langkah pelayanan BPC GMKI Cabang Salatiga Masa Bakti 2025/2026 — dari perencanaan yang SMART, pengorganisasian SDM yang tepat sasaran, penggerakan yang penuh semangat, pengawasan yang konsisten, hingga evaluasi yang jujur dan berkelanjutan.
"Melayani dengan Memimpin dan Memimpin dengan Melayani — Dienen Leiden en Leiden Dienen."
Ut Omnes Unum Sint.
(Tulisan ini dibawahkan oleh Stanley Justicardo Musa & Frainto Julian Kalumata , sebagai materi dalam reorientasi BPC GMKI cabang Salatiga tanggal 17 maret 2026, di Yayasan Bina Darma Slatiga Jawa Tengah.
Komentar (0)
Tinggalkan Komentar